Voorkom acute cashflowproblemen met prognoses

Vakantie. Glaasje wijn bij de hand. En dan de telefoon: “We kunnen de salarissen niet betalen!” Einde vakantie. Onder hoge druk werd een oplossing gezocht en net op tijd gevonden. “Dit wil ik nooit meer meemaken”, verzuchtte de directeur achteraf. Een rampscenario dat elke ondernemer vreest. Maar hoe voorkom je acute cashflowproblemen? Parttime CFO John Mangindaan weet raad.

Altijd vooruitkijken

“Zonder genoeg cash kan een bedrijf simpelweg niet overleven. Je moet voortdurend beoordelen of je over voldoende liquide middelen beschikt”, steekt John van wal. “Bijna alle ondernemingen die ik ken, hebben weleens te maken met periodes van liquiditeitstekorten. De oorzaken variëren: groei, verliezen, tegenvallers, verkeerde beslissingen…

Cashflowprognoses maken is dan ook een van Johns belangrijkste taken. Zulke prognoses moeten tijdig inzicht geven in de urgentie en de omvang van mogelijke tekorten.

John illustreert met een veelzeggend voorbeeld: “Een inkoper anticipeerde op verwachte omzetgroei en kocht voor 500.000 euro aan voorraad. Betaaltermijn: twee maanden. Maar het zou ruim een half jaar duren voor alles verkocht zou zijn.”

Het gevolg? Acute betaalproblemen. Alleen door een moeizaam onderhandelde betalingsregeling met de leverancier én extra financiering lukte het om op het nippertje een oplossing te vinden.

Per week en per maand

Voor effectief cashflowmanagement zijn twee soorten prognoses cruciaal: weekprognoses voor de korte termijn en maandprognoses voor de wat langere termijn. Waarom beide? John verduidelijkt: “Stel je voor: je banksaldo staat op nul, je moet een inkoopfactuur van 90.000 euro betalen in de eerste week van de maand, en je ontvangt een verkoopfactuur van 100.000 euro pas in de laatste week. In een maandprognose zie je dit acute tekort van 90.000 euro niet, maar je zit er wel mee …”

Weekprognoses brengen de dringendheid en omvang van mogelijke tekorten op korte termijn in kaart. Op basis daarvan kan het management beslissen wat er wekelijks betaald kan worden en welke directe acties nodig zijn. De langetermijnprognoses (12 maanden of meer) geven ondernemingen de tijd om structurele oplossingen te vinden voor toekomstige liquiditeitsproblemen. Betere voorspellingen, betere prognoses.

“Prognoses zijn voorspellingen”, benadrukt John. “Hoe beter je kunt voorspellen, hoe beter je prognoses zijn.” Hij deelt enkele praktische tips:

• Betrek je medewerkers: “Door relevante medewerkers te betrekken, krijg je meer inzicht, gedeelde verantwoordelijkheid, meer acceptatie en meer mogelijke oplossingen.”
• Blijf up-to-date: “Een inschatting van vandaag kan morgen weer anders zijn. Bespreek weekprognoses daarom elke week en maandprognoses elke maand. Dat vraagt om discipline.”
• Focus op timing: “Timing is cruciaal, maar niet altijd eenvoudig te bepalen. Een commercieel directeur vertelde me eens over een nieuwe activiteit: ‘Ik denk dat we in de loop van het jaar de geplande maandomzet wel kunnen behalen, maar ik weet niet wanneer.’ Je neemt hoe dan ook beter een minder nauwkeurige inschatting op dan helemaal geen.”
• Let op betaalvoorwaarden: “Die kunnen per klant, leverancier en opdracht flink verschillen. Een verkoopmanager was dolblij over een verwacht projectresultaat, zonder te beseffen dat het grootste deel van de omzet pas bij oplevering zou worden betaald. Gevolg: enorme tijdelijke liquiditeitstekorten.”

Zet eens een andere bril op

Als er een dreigend tekort is gesignaleerd, zijn er verschillende oplossingen mogelijk. “Inzicht in de oorzaken is essentieel om oplossingen te vinden”, licht John toe. “Een situatie van groei vraagt om andere oplossingen dan een situatie van verliezen. Is er sprake van tijdelijke incidenten of een structureel probleem? Ligt het aan slecht management of een veranderende markt?”

Een belangrijk voordeel van goede cashflowprognoses is betere communicatie. “We konden aan leveranciers uitleggen waarom we tijdelijk niet konden betalen, en wanneer en waarom we dat later wél zouden kunnen.”

Ook financiers hebben baat bij duidelijke prognoses. “Financiers vragen altijd naar realisatie, prognoses en verklaringen. Sommigen willen zelfs onze gehanteerde modellen zien, met het expliciete verzoek om de formules zichtbaar te houden. Goede, structureel gehanteerde modellen tonen aan in welke mate een onderneming ‘in control’ is. Die indruk van controle is een belangrijke voorwaarde om financiering te verstrekken.”

John raadt aan om altijd van perspectief te wisselen: “Kijk door de bril van de ander. Als ik die leverancier was, zou ik dan uitstel geven of een incassobureau inschakelen? Kredietinstellingen zoals banken willen risico’s mijden. Hun risico’s moeten goed worden afgedekt met zekerheden zoals verpandingen, hypotheek of borgstellingen. Bij te weinig dekking vraag je ze in feite om risicodragend vermogen, en dat geeft een bank niet. Ze financieren ook geen structureel verlies en accepteren geen verlies op hun lening.”

Praktische oplossingen

Naast extra financieringen zijn er nog andere ‘reddingsboeien’ voor liquiditeitstekorten, zoals:

• Korting geven bij snelle betaling.
• Kortere betalingstermijnen hanteren voor klanten.
• Langere betalingstermijnen afspreken met leveranciers.
• Gestructureerde aanmaningen versturen.
• Je voorraad beter beheren (niet meer aanleggen dan nodig).
• Tijdelijk of structureel je kosten verlagen.

Ook operationele en financiële leasing bieden soelaas. Net zoals factoring (openstaande facturen verkopen aan een factoringmaatschappij die ze overneemt, in ruil voor een percentage van de factuur) en sale and leaseback. Hierbij worden gekochte en in gebruik genomen goederen verkocht aan een leasemaatschappij en meteen weer geleased door de gebruiker.

Cashflowproblemen snel herkennen en de juiste maatregelen nemen, kan het verschil betekenen tussen een gezond, groeiend bedrijf en een acute crisis. Met de juiste prognoses en een proactieve aanpak voorkom je dat gevreesde telefoontje tijdens je vakantie …

Op zeker spelen? Een parttime CFO ondersteunt je met slim cashflowmanagement.