Professionaliseer je administratie met automatisering

Door administratieve processen te automatiseren en gebruik te maken van dashboards, kunnen mkb-ondernemers sneller en gerichter beslissingen nemen. Parttime CFO Michel Lillu helpt je onder andere bij het optimaliseren van je systemen, zodat je betrouwbare cijfers hebt en continuïteit kunt waarborgen voor duurzame groei.

Automatiseer je administratie: bespaar tijd en geld

“Een belangrijke pijler van financiële professionalisering is automatisering, zeker waar het de financiële administratie betreft. Door processen te automatiseren, werk je efficiënter en kun je afwijkingen sneller signaleren. Maar voordat je kunt automatiseren, moeten de bestaande processen goed in kaart worden gebracht en waar nodig aangepast en gestroomlijnd.”

“Het gebruik van ERP-systemen, data-analysesoftware en Robotic Process Automation (RPA) kan bedrijven helpen hun financiële processen te optimaliseren en fouten te minimaliseren. Maak je al optimaal gebruik van je ERP-systeem? Veel ondernemers benutten slechts een klein deel van de mogelijkheden van hun software. Het is tijd om meer uit je systeem te halen.”

“Overweeg om een specialist of consultant in te schakelen, bijvoorbeeld van SAP, Oracle of het systeem waar je mee werkt. Laat hen twee dagen meekijken met je processen. Zo krijg je praktische inzichten in hoe je meer uit je systemen kunt halen en deze efficiënter kunt inzetten.”

Een paar voorbeelden van automatiseringsmogelijkheden:

• Factuurverwerking: kunnen facturen automatisch worden geboekt op de juiste grootboekrekening?
• Voorraadbeheer: is de verwerking en controle van voorraad geautomatiseerd?
• Orders: hoe worden binnenkomende orders verwerkt?

“Dit soort oplossingen besparen tijd, geld en menskracht. Bovendien zorgen ze ervoor dat je administratie voldoet aan de eisen van juistheid, tijdigheid en volledigheid. Met betrouwbare cijfers kun je als ondernemer beter onderbouwde beslissingen nemen.”

Het belang van een dashboard op maat

“Een goed ingericht dashboard biedt ondernemers inzicht in hun data en helpt bij het nemen van gerichte beslissingen. Met zo’n dashboard kun je dagelijks, wekelijks of maandelijks data inzien en gerichte vragen stellen of besluiten nemen.”

Wat moet er in een dashboard staan?

De inhoud van een dashboard kan variëren per bedrijf, maar enkele belangrijke elementen zijn:

• Binnenkomende opdrachten: aantallen én omzet.
• Bezettingsgraad en gewerkte uren: hoe efficiënt worden middelen ingezet?
• Winst- en verliesrekening (P&L): cruciaal aan het einde van de maand.
• Voorraadstanden: aantallen en geldwaarde, afhankelijk van de bedrijfstak.
• Debiteuren: welke facturen zijn achterstallig en wat kun je nog verwachten?
• Liquiditeit: inclusief veranderingen daarin.

Met enkele voorbeelden kan het effect van een dashboard worden toegelicht:
“Met een goed ingericht dashboard kun je bovendien de mogelijkheid bieden om verder de details in te duiken. Bijvoorbeeld: wat zijn de achterliggende oorzaken van een liquiditeitsverandering? Op deze manier wordt het dashboard niet alleen een hulpmiddel voor overzicht, maar ook een krachtig instrument voor analyse en actie.”

“Ook voor voorraadbeheer is een dashboard belangrijk. Kijk naar de voorraadwaarde binnen een bepaalde artikelgroep. Je kunt dat verder opdelen in merktypen of andere relevante categorieën. Maar ga ook dieper: wat zijn de hardlopers binnen deze groep? Met de 20-80-regel kun je bijvoorbeeld inzichtelijk maken welke artikelen het grootste aandeel in de verkoop hebben. Zo houd je het overzichtelijk, zonder het dashboard vol te laden met overbodige details. Focus op de eyecatchers: de gegevens die direct in het oog springen en actie vereisen.”

Continuïteit en samenwerking zijn de sleutel

“Automatisering van processen kunnen veel tijd en geld besparen; een goed dashboard biedt een gerichte ondersteuning bij het nemen van beslissingen.

Bij het inrichten van deze processen kan een parttime CFO van grote waarde zijn. Michel Lillu: “Samenwerking staat voor mij centraal. Als sparringpartner werk ik naast je team, niet van bovenaf. Samen identificeren we verbeterpunten en zorgen we voor duurzame resultaten.”