Verbeter uw cashflow met optimaal debiteurenbeheer

Cashflow problemen komen vaker wel dan niet voor. Één van de belangrijkste oorzaken daarvan is het ontbreken van goed debiteurenbeheer. Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten die u kunt ondernemen zodat klanten hun facturen sneller betalen. Het begint al voor het sluiten van de overeenkomst en eindigt niet na de ontvangst van de betaling.

Zeker bij bedrijven die snel groeien, ontbreekt het aan goed debiteurenbeheer en -beleid. Met alle gevolgen van dien. Werkkapitaal om verder te groeien ontbreekt en het geld om de nodige investeringen te kunnen doen ontbreekt eveneens. Ook krijgen problemen in de productie, oplevering en klanttevredenheid te weinig aandacht.

Optimaal debiteurenbeheer zien wij daarom vaak als noodzakelijke voorwaarde voor een financieel gezonde onderneming en goed cashflow management. Maar wat is goed debiteurenbeheer en hoe pakt u dit aan?

Wat is goed debiteurenbeheer?

Goed debiteurenbeheer is goed doordacht, duidelijk beschreven en wordt goed uitgevoerd. Uitgangspunt bij het debiteurenbeheer is het debiteurenbeleid. Daarin zijn de algemene voorwaarden en leveringsvoorwaarden beschreven en getoetst door juristen. Ook staat beschreven welke stappen worden ondernomen als een klant niet betaalt.

Voorts liggen de brieven en procedures vast en is er een incassobureau en/of advocaat voor handen als gestelde termijnen worden overschreden. Ook zijn alle verantwoordelijkheden duidelijk, zodat dossiers nooit te lang blijven liggen en altijd kordaat kan worden opgetreden.

Goed debiteurenbeheer vraagt nogal wat van een organisatie. Niet alleen bij het opzetten, maar ook bij controle op de uitvoering wordt onze deskundigheid daarom zeer op prijs gesteld.

Debiteurenbeheer opzetten

In de praktijk sneeuwt debiteurenbeheer vaak onder door de dagelijkse hectiek. Daarnaast zijn ondernemers nou eenmaal liever bezig met zaken die positieve energie brengen dan met debiteurenbeheer.
Als het debiteurenbeheer goed is opgezet en uitgedacht, kost het minder tijd en negatieve energie. Daarnaast levert het direct geld op en hoeft er minder geld te worden afgeschreven. Redenen te over om het debiteurenbeheer goed op te zetten. Wij hebben daarvoor de volgende checklist debiteurenbeheer opgesteld.

Checklist Debiteurenbeheer

Voor het opzetten van goed debiteurenbeheer gebruiken wij vaak deze checklist:

1. Is er een actueel debiteurenoverzicht en -saldo?
2. Zijn de algemene en leveringsvoorwaarden gecheckt door een jurist?
3. Worden debiteuren vooraf gecheckt op kredietwaardigheid?
4. Welke incasso- en rentelasten worden berekend bij te late betaling en ligt dat vast in de voorwaarden?
5. Is de procedure van betalingsherinnering tot overdracht naar incassobureau/advocaat opgesteld met duidelijke termijnen?
6. Zijn er standaard betalingsherinneringen beschikbaar?
7. Is er een brief ingebrekestelling/aanmaning beschikbaar?
8. Is er telefonische opvolging?
9. Wanneer kunnen betalingsregelingen tegen welke voorwaarden worden afgesloten?
10. Is er een incassobureau/advocaat beschikbaar om onbetaalde vorderingen over te dragen.
11. Is het duidelijke wanneer wel en wanneer geen rechtszaak wordt gestart?
12. Op welke manier moeten reserveringen worden getroffen voor onbetaalde facturen en wanneer worden facturen afgeschreven?
13. Als facturen als oninbaar worden afgeschreven, wordt de BTW teruggevraagd?
14. Zijn de verantwoordelijkheden in het proces van debiteurenbeheer duidelijk vastgelegd en is er voldoende capaciteit beschikbaar?
15. Welke stappen in het debiteurenproces kunnen worden geautomatiseerd?

Debiteurenbeheer uitbesteden

In sommige gevallen is het voor bedrijven verstandiger het debiteurenbeheer uit te besteden. Als bedrijven willen focussen op groei of gewoonweg geen capaciteit beschikbaar hebben, kan dat verstandig zijn. Debiteurenbeheer kunt u op verschillende manieren uitbesteden. In het uiterste geval kunnen de facturen worden gefactored. Factoring heeft als voordeel dat de liquiditeit vrijwel direct beschikbaar is. Voor factoring worden wel extra kosten berekend, meestal als percentage van de omzet.

Vrijblijvend advies over debiteurenbeheer?

Het opzetten van debiteurenbeheer vraagt de nodige ervaring en sturing. Iets wat u met een gerust hart aan onze parttime CFO’s kunt overlaten. Door de betalingstermijn van uw facturen met 40% te verkorten, komt werkkapitaal beschikbaar voor groei, investering en ontwikkeling. U kunt uw cashflow verbeteren op manieren waar u zelf misschien nooit bij heeft stilgestaan. Bespreek de mogelijkheden met onze specialisten. Bel 035-333 5555 of mail naar [email protected] voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.