Budgetteren: onmisbaar of onzin? Creëer gemeenschappelijk eigenaarschap

“Voor MKB-ondernemers is budgetteren een strategisch hulpmiddel om de financiën van hun bedrijf te plannen én te beheersen. Het biedt inzicht in de verwachte omzet, kosten, investeringen en cashflow. Budgetteren is vooral effectief wanneer de hele organisatie hieraan meewerkt,” vertelt parttime CFO André Hooijman.

Budgetteren als middel voor inzicht en actie  

“Budgetteren is geen doel op zich, maar een waardevol middel om inzicht te krijgen in je financiële (on-)mogelijkheden. Als je eraan begint, vind ik dat je het goed moet aanpakken. Een duidelijk kader voor de ondernemer en de organisatie is daarbij onmisbaar.”

“Wanneer ik met MKB-ondernemers in gesprek ga, hebben ze vaak volop ideeën. Mijn taak als CFO is onder andere om hierover te klankborden, vragen te stellen, deze visie concreet te maken en te vertalen naar de realiteit van vandaag. Bij het opstellen van een budget kijk je een jaar vooruit, idealiter koppel je dit aan het meerjarenplan en vervolgens evalueer je maandelijks hoe je ervoor staat en of er afwijkingen zijn. De werkelijkheid ontwikkelt zich immers altijd anders dan je van tevoren had bedacht. Daarna bepaal je welke aandachtspunten actie vereisen – bijvoorbeeld omdat er nieuwe kansen of risico’s zijn ontstaan. Dit evaluatieproces is dynamisch en gericht op leren en zou bij voorkeur gezamenlijk uitgevoerd moeten worden om gemeenschappelijk eigenaarschap te creëren en te behouden.”

Effectieve budgettering: samenwerking, simpliciteit en flexibiliteit

“Het begint met het op orde hebben van je basisadministratie en de bijbehorende rapportages moeten duidelijk en inzichtelijk zijn. Budgettering is geen taak die uitsluitend bij de financiële afdeling hoort, ook al zie je dit in de praktijk vaak gebeuren. Budgettering is een teamprestatie waarbij iedereen betrokken is en zijn of haar eigen verantwoordelijkheid draagt.”

“Zorg ervoor dat er elke maand een projectoverleg plaatsvindt waarin je de cijfers grondig doorneemt en vergelijkt met het budget: dit is waar we nu staan, dit is de cashflow, dit zijn onder andere de openstaande facturen, dit zijn aandachtspunten en dit is wat wij de komende perioden verwachten. Aan het einde van het overleg heb je een beknopt A4’tje met actiepunten en weet je wie wat gaat doen. Hierbij is het motto: keep it as simple as possible.”

“Daarbij adviseer ik een dynamische aanpak, in plaats van vast te houden aan een statisch budget. Dit houdt in dat je door het jaar heen de prognoses regelmatig aanpast op basis van de actuele ontwikkelingen. Zo blijft het budget flexibel en kan het meebewegen met veranderende omstandigheden. Het is een continu proces waarbij je maandelijks de resultaten vergelijkt met de verwachtingen, direct bijstuurt waar nodig en voortdurend verbetert en leert.”

Conclusie: eigenaarschap en eenvoud

“Budgetteren is een gezamenlijke inspanning waarbij finance een ondersteunende rol speelt. Als je dit als team goed aanpakt heb je de sleutel tot succes. Gedeelde verantwoordelijkheid en eigenaarschap zijn cruciaal voor een effectieve budgettering.”

“Wanneer elke afdeling – van sales tot R&D en marketing – eigenaarschap neemt over hun deel van het budget, ontstaat er een veel sterkere verbinding tussen de cijfers en de realiteit. Dit gezamenlijke eigenaarschap is essentieel om als bedrijf lering uit de cijfers te kunnen halen. Dus budgettering is onmisbaar indien het maatwerk is, gezamenlijk wordt opgepakt en je er als team continu lering uit haalt.

Over Andre Hooijman

“Als parttime CFO vind ik het leuk om MKB-ondernemers te ondersteunen door helderheid te bieden op gebieden waar dat nodig is. Het MKB biedt veel dynamiek en groeipotentieel, wat het een interessant werkterrein maakt. Mijn rol is om rust en inzicht te brengen en zeker ook om met de business mee te denken/mee te kijken. Mijn motto hierbij is: vanuit een basis op orde kun je kansen pakken, risico’s beperken en focus houden.”