Dans un environnement réglementaire en constante évolution, la conformité peut devenir un cauchemar pour toute entreprise. Non seulement vous devez être à jour avec les lois et les règlements, mais vous devez aussi vous assurer d’avoir en place les bons contrôles et de les gérer de façon efficace tout en satisfaisant aux exigences normales d’exploitation. Cependant, la non-conformité peut s’avérer plus coûteuse. Le présent rapport dévoile les avantages de la conformité et comment vous pouvez mettre au point un programme efficace de conformité au sein de votre entreprise. Dans cet article en deux parties, nous verrons:

• Principales raisons pour lesquelles les PME n’ont pas de plan adéquat de conformité
• Comment élaborer un plan efficace de conformité
• Les avantages d’assurer la pleine conformité de votre entreprise
• Comment un CFO à temps partiel assurera-t-il la pleine conformité de votre entreprise?

Quoique le coût de mise en œuvre d’un programme de conformité peut sembler élevé, il peut être beaucoup plus onéreux de ne pas avoir un programme efficace de conformité. 

Une non-conformité déterminante peut non seulement se traduire par des milliards de dollars en coûts directs, mais aussi mettre l’entreprise complètement à terre, déclare Richard M. Steinberg, PDG de Steinberg Governance Advisors, Inc, qui conseille d’importantes sociétés et des sociétés du marché intermédiaire à propos des responsabilités du conseil d’administration, des pratiques exemplaires en matière de gouvernance et des problèmes liés à la conformité ou au risque.¹

« Au minimum, la non-conformité soutirera du temps et de l’énergie à la haute direction, l’empêchant de se pencher sur les activités quotidiennes de l’exploitation de l’entreprise et les nouvelles initiatives visant à la faire croître. »

« La non-conformité peut nuire à la réputation de l’entreprise, réputation qui prend des années à forger et peut être détruite du jour au lendemain . Elle peut influencer toutes les relations avec les clients, les fournisseurs, les partenaires d’alliance, les banquiers et les investisseurs, de même que la rétention des ressources humaines clés et, enfin, la réussite à long terme. »

« Une non-conformité déterminante peut non seulement se traduire par des milliards de dollars en coûts directs, mais aussi mettre l’entreprise complètement à terre. » – RICHARD M. STEINBERG, PDG DE STEINBERG GOVERNANCE ADVISORS, INC.

De nombreux entrepreneurs ne comprennent probablement pas que la conformité (autant les lois et les règlements externes que les systèmes à l’interne) offre des avantages intrinsèques aux entreprises. Ces avantages vont bien au-delà des amendes évitées et des perturbations provoquées par la non-conformité (notamment les enquêtes, les poursuites, les mesures correctives et la limite des dommages).

Voici une liste de ces avantages :

• Elle vous oblige à instaurer des améliorations en matière de qualité.
• Elle permet aux gestionnaires de planifier en toute confiance. Munis de renseignements concis et fiables à portée de la main, les gestionnaires sont en mesure de prévoir et de planifier plus rapidement et avec plus de certitude.
• Elle met au grand jour de meilleures données qui, à leur tour, permettent de prendre de meilleures décisions. Les systèmes et les données sont clarifiés. Ils travaillent en harmonie avec une documentation complète, précise et opportune des activités.
• Elle contraint les entreprises à accroître l’efficacité des processus. En respectant les lignes directrices des pratiques exemplaires, les étapes redondantes ou inefficaces d’un processus émergent et peuvent être modifiées ou éliminées.
• Elle contribue à remplir la mission de votre entreprise. Un programme de conformité en place aide votre entreprise (ou l’astreint) à agir de façon conséquente avec les valeurs exprimées dans l’énoncé de mission. Ceci est possible, car des lignes directrices et des politiques bien conçues suivent habituellement non seulement les réglementations et les lois externes, mais également les aspirations de l’entreprise.
• Elle rehausse vos relations avec les autorités de règlements et les autres intervenants. Si le programme de conformité déployé est concis et amplement communiqué, il démontre aux intervenants internes et externes, de même qu’aux autorités de règlements, que votre entreprise fait de la conformité une priorité absolue.

La conformité démontre que vous vous êtes engagés à faire des affaires de façon éthique. Vos clients, votre personnel et vos fournisseurs reconnaissent cet engagement. Ils auront probablement davantage confiance en votre entreprise. Les études l’ont démontré : la confiance engendre la fidélité.

• Elle contribue à attirer et à retenir des talents de haute qualité, et à améliorer l’engagement du personnel. En effet, les chercheurs d’emploi recherchent des entreprises ayant une solide réputation dans leur secteur et au sein de leur communauté. Le personnel souhaite demeurer avec une entreprise faisant preuve de solides valeurs.

Dans ce cas, vous améliorez votre capacité à attirer et à retenir les meilleurs talents et à réduire les coûts connexes au recrutement et au roulement du personnel. Votre entreprise tire également profit d’un engagement élevé de votre personnel qui, comme cela est bien connu, contribue à dynamiser la productivité.

Principales raisons pour lesquelles les PME n’ont pas de  plan adéquat de conformité

Le coût de la conformité est un fardeau important pour les PME

Dans le cadre d’un sondage national auprès de plus de 8 200 entrepreneurs canadiens, les estimations conservatrices de la Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI) chiffrent le coût annuel des entreprises pour se conformer à leurs obligations fiscales à 12,6 milliards de dollars. Plus de 90 % de cette estimation, 11,4 milliards de dollars, est déboursée par des petites et moyennes entreprises (PME). Ce n’est pas une surprise sachant que plus l’entreprise est petite, plus élevé sera le coût de la conformité fiscale par employé. L’étude a démontré, par exemple, que le coût moyen de conformité fiscale exprimé par employé varie de 3 928 $ pour les très petites sociétés (moins de cinq employés) à 212 $ pour les sociétés importantes de 500 employés ou plus.²

La conformité fiscale demeure la plus importante dépense pour les petites entreprises, suivie de la conformité aux lois en matière d’emploi puis de la santé et de la sécurité.³

Être conforme demande du temps

Le temps passé à se pencher sur la conformité est un autre enjeu majeur pour les PME. Près de 40 % des entreprises  sondées par le Forum des petites entreprises (Forum of Small Business), du Royaume-Uni, ont déclaré que comprendre les nouvelles mesures et les mettre en place sont une procédure onéreuse.

Un sondage effectué par l’Association des techniciens en comptabilité (Association of Accounting Technicians – AAI), du Royaume-Uni, indique qu’une PME moyenne se penche jusqu’à deux heures par semaine sur des enjeux fiscaux, comparé aux six heures d’une grande entreprise moyenne. Quoiqu’une PME passe au total un tiers du temps utilisé par les grandes entreprises, le coût, pour l’entreprise elle- même, est proportionnellement plus élevé en raison du plus petit nombre d’employés.

Conformité plus complexe

Les PME n’ont pas le luxe d’avoir à leur disposition tout un service de conformité comme plusieurs grandes entreprises. Un tel service veillera habituellement à :

• déterminer les risques qui planent sur l’entreprise et la conseiller par rapport à l’approche à adopter;
• concevoir et mettre en œuvre des contrôles pour protéger l’entreprise de ces risques;
• surveiller et signaler l’efficacité de ces contrôles dans la gestion de l’exposition de l’entreprise au risque;
• résoudre les problèmes de conformité au fur et à mesure qu’ils surgissent;
• et conseiller l’entreprise à propos des règlements et des contrôles.

Les PME qui ont recours aux services d’un gestionnaire de la conformité ont probablement accru la portée du rôle d’une simple gestion du risque à un rôle qui englobe des responsabilités plus importantes, notamment de réduire les coûts partout dans l’entreprise et créer de la valeur en contribuant directement aux résultats nets.

Naturellement, ce rôle étendu a modifié la façon dont on perçoit les enjeux de conformité, ce qui a pour résultat d’augmenter les risques. Autrement dit, la conformité est devenue beaucoup plus difficile pour les PME!

Pour aggraver le problème, les modifications aux règlements en constante évolution créent de l’incertitude, rendant plus difficile de prédire leur portée et leur incidence.

La bureaucratie tatillonne, la paperasserie et la législation complexe peuvent entraver les plans de croissance de votre entreprise, et il peut être très difficile d’aller de l’avant sans avoir d’abord résolu les problèmes de conformité.

Politiques et procédures hétérogènes en matière de conformité

Les entreprises ont habituellement bon nombre de politiques et procédures visant la conformité juridique et réglementaire, mais trop souvent, ces dernières sont hétérogènes et ne fonctionnent pas réellement comme un véritable programme de conformité, selon Richard Steinberg.

Pire encore, au fil des ans, des couches successives de politiques et de procédures s’accumulent, chacune traitant un aspect différent des exigences juridiques et réglementaires, selon l’auteur.

« Pour chaque nouvelle loi ou réglementation, de nouvelles procédures internes sont conçues pour tenir compte des menus détails. Malheureusement, chaque procédure est souvent indépendante et ne tient pas compte des protocoles en place dans l’entreprise qui pourraient déjà traiter ces nouvelles exigences. »

Les entreprises ont habituellement bon nombre de politiques et procédures visant la conformité juridique et réglementaire, mais trop souvent, ces dernières sont hétérogènes et ne fonctionnent pas réellement comme un véritable programme de conformité.

Conformité : un mal nécessaire plutôt qu’un avantage

Quoique cette philosophie soit compréhensible, elle peut être contre-productive du point de vue commercial, déclare Steinberg.⁴

« Certes, on se dit parfois que la conformité draine des ressources qui pourraient être utilisées autrement pour faire croître l’entreprise et hausser la rentabilité », explique-t-il.

Cette philosophie met de côté plusieurs avantages suscités par la conformité.

Les entreprises qui ont évité ces écueils et ont réussi non seulement à réduire les coûts en matière de conformité, mais également à accroître l’efficacité et à obtenir un avantage commercial font preuve d’une vision d’ensemble. Elles comprennent que les nouvelles lois et règlementations découlent de mesures commerciales ayant nui aux consommateurs, aux employés, aux investisseurs ou à la communauté, explique Steinberg.

« Chaque mesure législative ou réglementaire hausse la barre du rendement dans des secteurs comme la sûreté des produits, la discrimination en ressources humaines, la confidentialité et la sécurité des données, l’environnement, les pratiques de vente et les rapports financiers. »

La direction a reconnu que malgré la hausse de la barre, le marché perçoit ces nouvelles normes comme un seuil, alors que les consommateurs recherchent des produits et des services qui satisfont à leurs attentes très élevées.

« Les bons gestionnaires le comprennent, et leurs entreprises en récoltent les fruits sur les plans de la part de marché, de la rentabilité et du retour sur l’investissement », déclare-t-il.

« Les bons gestionnaires le comprennent, et leurs entreprises en récoltent les fruits sur les plans de la part de marché, de la rentabilité et du retour sur l’investissement. »

Comment élaborer un plan efficace de conformité

Pour procéder à une refonte du plan de conformité pour le rendre efficace, il est bien d’évaluer votre situation actuelle, revoir votre positionnement et comment vous prévoyez atteindre votre objectif. 

Comment élaborer un plan efficace de conformité

Pour procéder à une refonte du plan de conformité pour le rendre efficace, il est bien d’évaluer votre situation actuelle, revoir votre positionnement et comment vous prévoyez atteindre votre objectif.

Comprendre l’importance de la conformité dans l’entreprise

Il s’agit en fait d’effectuer une analyse de rentabilisation pour un programme de conformité plus efficace. Estimez les coûts actuels des questions de conformité et évaluez les risques et les coûts de la non-conformité. Comparez-les (conformité et non-conformité) aux avantages issus d’un programme de conformité plus efficace et rationnel.

À quel point en êtes-vous en matière de conformité?

Examinez l’état actuel de votre conformité, notamment toutes les politiques, les procédures et les lignes directrices en matière de conformité écrites et non écrites, de même que toutes les activités qui les soutiennent.

Quel niveau de conformité désirez-vous atteindre?

Concevez le programme de conformité qui conviendrait à l’entreprise. Comme le dit Steinberg, le programme doit exprimer la culture d’entreprise, tenant compte notamment de facteurs comme la structure organisationnelle, le style de gestion et tout autre facteur culturel intégré. Le programme de conformité doit être fondé sur les processus commerciaux et de gestion de l’entreprise en établissant des protocoles de responsabilisation, de reddition et de communication, explique-t-il.

Comment communiquer, créer des rapports et surveiller la conformité

Vous devez établir des canaux de communication bidirectionnels au sein de l’entreprise ainsi que les méthodes de suivi, de collecte et d’analyse des renseignements. Veiller à attribuer des responsabilités sans ambiguïté.

Mise en œuvre du nouveau processus

Déployez le nouveau processus dans l’ensemble de l’entreprise ou dans certaines divisions. Utilisez des séances de formation pour vous assurer que tous ceux impliqués comprennent ce qui doit être fait et pour quelles raisons. Expliquez les avantages de la conformité pour l’entreprise et pour le personnel.

Avantages d’assurer la pleine conformité de l’entreprise

Un sondage américain récent auprès de cadres supérieurs en finances et en ressources humaines révèle que très souvent, les entrepreneurs et les cadres supérieurs pensent que l’argent et le temps destinés à la conformité pourraient être mieux employés sur des activités qui génèrent des recettes. Il existe toutefois des avantages tangibles et des retours mesurables

en présence d’une conformité efficace qui contribuent directement aux résultats nets de l’entreprise. ⁵

Les cadres supérieurs en finances et en ressources humaines croient que les programmes de conformité peuvent aider les entreprises dans les secteurs spécifiques suivants :

Traitement du paiement des salaires 64 %
Référence d’emploi 56 %
Crédit d’impôt afférent à l’emploi 56 %
Traitement de l’impôt afférent à l’emploi 52 %
Traitement des demandes de chômage 50 %
Rapport concernant les soins de santé et communication avec l’employé 48 %

En parallèle, les cadres (voir les pourcentages) indiquent qu’ils croient qu’un programme de conformité solide a des répercussions positives sur les dimensions intangibles du rendement global de l’entreprise :

Satisfaction des employés 70 %
Qualité de la main-d’œuvre 67 %
Engagement du personnel 63 %
Réputation ou marque de l’entreprise 55 %
Produits ou prestations de services 54 %

John Braine, partenaire chez FD Research (responsable du sondage en collaboration avec l’ADP), déclare que les entreprises qui mettent en place des programmes de conformité ad hoc à court terme sont celles qui en tirent un avantage opérationnel limité.

« Il y a également les entreprises qui souvent ont peine à suivre les modifications en évolution constante apportées aux règlements et aux réglementations », explique-t-il.

« En contrepartie, les entreprises qui prennent une approche à long terme à la conformité, et la perçoivent comme un processus permanent et une occasion de croissance, peuvent habituellement dynamiser le rendement général de l’entreprise par une gestion efficace de leurs programmes de conformité. Les améliorations tangibles comprennent une amélioration de l’efficacité opérationnelle, une productivité accrue et un meilleur engagement du personnel, une meilleure gestion du risque et une rentabilité plus élevée. »

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¹ The High Cost of Non-Compliance: Reaping the Rewards of an Effective Compliance Program ». Steinberg, Richard M. Open Pages, Inc. www.openpages.com. Février. 2010

² Fédération canadienne de l’entreprise indépendante. Programme d’études fiscales de la FCEI, Rapport I. Le fardeau fiscal invisible : La perspective des entreprises sur le coût de la conformité fiscale. Août 2008.

³ « Cost of compliance hits small businesses hard ». Lobel, Ben. SmallBusiness, www.smallbusiness.co.uk, 15 juillet 2014

⁴ The High Cost of Non-Compliance: Reaping the Rewards of an Effective Compliance Program ». Steinberg, Richard M.

⁵ Bottom Line: Highlighting the Benefits of Investing into an Employment-Related Tax and Payment Compliance Strategy ». FD Research, en collaboration avec l’ADP, http://info.adp.com/ content/bottom-line-on-compliance. Avril 2014.