Utilisez la sous-traitance pour vous libérer et économiser

La sous-traitance est presque toujours plus abordable, plus efficace et plus flexible que l’embauche d’un personnel interne. La sous-traitance vous permet d’aller chercher l’expertise et l’expérience non disponibles à l’interne (technique ou de gestion) ou de déterminer puis réduire les coûts des services de soutien.

Les PME sont toutefois préoccupées par les écueils éventuels de la sous-traitance, et cela les empêchent d’en voir les nombreux avantages (permettant aux employés à temps plein de travailler sur les principales compétences de l’entreprise).

Un CFO à temps partiel peut vous aider à tirer profit de la sous-traitance en vous permettant d’exploiter une entreprise plus simple et plus efficace, et d’utiliser les économies pour stimuler la croissance. Dans cet article en deux parties, nous verrons:

• Avantages de la sous-traitance
• Éléments pouvant être sous-traités
• Comment utiliser la sous-traitance dans votre entreprise
• Principales raisons pour lesquelles les entreprises n’utilisent pas la sous-traitance
• Comment un CFO à temps partiel peut-il vous aider à tirer profit de la sous-traitance?

Mettre l’accent sur les activités fondamentales de l’entreprise est l’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises de toute taille décident d’impartir une ou plusieurs de leurs fonctions de soutien. 

Ce fut le cas avec l’entreprise Whitbread, la plus importante entreprise hôtelière et de restauration du Royaume-Uni, qui a imparti ses TI à Styria et ses ressources humaines et son service de paie à Ceridian. ¹

Après la signature d’un contrat pour la sous-traitance des services de RH et de la paie avec Ceridian, le directeur de restructuration et des informations de Whitbread, Ben Wishart, a déclaré : « La sous-traitance soutient davantage notre stratégie de concentration sur les activités fondamentales tout en augmentant les niveaux d’efficacité dans l’ensemble de l’entreprise». ²

Par l’entremise de ce contrat, Ceridian prenait en charge le service des ressources humaines pour plus de 33 000 employés pour l’ensemble des opérations de Whitbread qui comprennent des divisions bien connues au Royaume-Uni comme Premier Inn, Beefeater, Table Table, Brewers Fayre, Taybarns et Costa Coffee.

La sous-traitance vous permet d’aller chercher l’expertise et l’expérience non disponibles à l’interne (technique ou de gestion) ou de déterminer puis réduire les coûts des services de soutien. Mais la sous-traitance préoccupe plusieurs propriétaires de PME. Ils ont peur que la sous-traitance d’éléments non essentiels à l’entreprise comme les finances, les RH, les TI ou la gestion des relations avec la clientèle amenuisera leur contrôle global de l’entreprise, ou que la sous-traitance les limitera ou sera onéreuse.

Vous pourriez croire que ne pas être en mesure de voir et de parler à votre équipe sera synonyme d’une perte de contrôle et qu’il vous manquera de la visibilité pour remarquer des problèmes potentiels et prendre des mesures décisives.

Vous pourriez vous inquiéter aussi des antécédents de votre sous-traitant désigné. Respectera-t-il les normes élevées sur lesquelles vous insistez, en vous offrant un travail de qualité dans les délais prescrits?

Les coûts vous préoccupent : est-ce que les prix proposés par votre fournisseur sont fixes ou est-ce que de nouveaux coûts (frais de licence, frais de renouvellement annuels, frais de maintenance, etc.) vous seront facturés au fur et à mesure que votre relation commerciale se développe?

La fiabilité de votre sous-traitant désigné pourrait éventuellement vous préoccuper. Respectera-t-il la confidentialité de votre entreprise? Les données de votre entreprise et les autres actifs seront-ils en sécurité entre les mains d’un tiers? Volera-t-on vos idées? Les données sensibles de vos clients seront-ils détournées par les personnes embauchées?

Que se passera-t-il en cas de problème avec votre fournisseur? Sera-t-il disposé à partager un plan de secours détaillé avec vous afin que vous soyez rassuré que vous ne serez pas laissé à vous-même en cas de problème grave?

Quelle importance votre fournisseur accorde-t-il à la conformité?

Comment pouvez-vous avoir la certitude que les lois et les règlements seront respectés et que vous ne serez pas tenu responsable en cas d’infraction?

Ce sont ces écueils éventuels qui empêchent les entrepreneurs de percevoir les nombreux avantages de la sous-traitance (permettant aux employés à temps plein de travailler sur les principales compétences de l’entreprise).

Simon Wakefield, directeur général de l’importateur de grains de café vert DRWakefield, un client de notre Centre CFO du Royaume-Uni, était l’un de ses entrepreneurs (remarque : au R.-U., les CFO sont dénommés directeurs financiers). Sa banque posait des questions assez difficiles à cette époque et il savait qu’il avait besoin d’aide.

Il explique : « Nous n’avions pas assez d’informations de base, ni de données ou de statistiques à présenter aux banques pour démontrer ce que nous faisions. Nous nous sommes aperçus assez rapidement que nous avions besoin d’une personne pour gérer ces éléments et nous aider à prendre ces décisions. »

Au tout début, il était réticent à embaucher un CFO à temps partiel.

« Je n’avais jamais tenu compte auparavant d’une embauche à temps partiel, car j’aime avoir mon propre personnel qui travaille avec moi et qui comprend mon  entreprise. Cela peut paraître simple, mais quand vous approfondissez la question et que vous percevez que nous travaillons avec plusieurs devises et différents pays, plusieurs détails ressurgissent. »

« Mes expériences antérieures avec des employés à temps partiel sont les suivantes : ils travaillent pour vous à la pige puis ils vous quittent. Cela ne fonctionnait pas pour nous. »

Il a finalement surmonté sa réticence de la sous-traitance et embauché un CFO à temps partiel du Centre CFO.

« The CFO Centre nous a offert une contrepartie : si notre expérience avec le premier CFO ne se déroulait pas bien, il le remplacerait rapidement par un autre. Si le CFO assigné ne pouvait pas répondre à quelques-unes de nos questions, il ou elle faisait partie d’un groupe plus important d’où tirer les renseignements nécessaires et nous les présenter. »

Non seulement Nick Thompson, son CFO à temps partiel, l’a aidé à améliorer sa relation avec la banque par l’embauche d’un comptable de gestion permanent pour s’occuper des finances, il a aussi mis à jour le prologiciel de comptabilité de l’entreprise et les procédures de contrôle du crédit pour dégager un bien meilleur flux de trésorerie qu’auparavant.

« Pendant les cinq années de la présence de Nick, nos chiffres ont augmenté d’environ 30 %. Il nous a aidés à implanter un nouveau logiciel et à changer nos vérificateurs. Nous avons maintenant un vérificateur plus professionnel. Des cibles et des objectifs très clairs ont été atteints. D’autre part, ça veut dire que je réussis à mieux dormir. »

Toute fonction non fondamentale à votre entreprise devrait être impartie au meilleur coût pour la meilleure qualité, explique Kevin D. Johnson, auteur de The Entrepreneur Mind: 100 Essential Beliefs, Characteristics and Habits of Elite Entrepreneurs.³

Il poursuit : « Dans la majorité des cas, essayer de produire vous-même tout ce dont votre entreprise a besoin n’est pas réaliste ni efficace. Si vous avez cru au matraquage négatif concernant la sous-traitance, vous devez vous détromper rapidement et intégrer le processus dans votre stratégie d’entreprise. »

« Si vous avez souscrit à la propagande et même refusé de considérer la sous-traitance vos concurrents ont eu le temps de l’utiliser et ont travaillé laborieusement à vous mettre en faillite. »

Avantages de la sous-traitance

La sous-traitance est presque toujours plus abordable, plus efficace et plus flexible que l’embauche d’un personnel interne. Les avantages comprennent :

• Faire appel à de l’expertise que vous ne pourriez pas autrement vous offrir
• Économiser du temps pour vous et votre personnel interne
• Avoir l’occasion de se concentrer sur les secteurs de l’entreprise pouvant favoriser les revenus
• Abaisser les coûts
• Mieux prévoir les coûts
• Optimiser l’efficacité
• Mettre davantage l’accent sur les principales compétences
• Accroître la productivité de l’entreprise

Éléments pouvant être sous-traités

Il est possible de classer les services en sous-traitance dans les deux groupes suivants :

Pour l’exploitation habituelle, les entreprises ont besoin de technologies de l’information et de communication évoluées. Les changements rapides dans le secteur de la technologie offrent de nouvelles possibilités aux entreprises qui doivent choisir le bon type de fournisseur pour obtenir la meilleure technologie au prix le plus abordable. Habituellement, les services de technologie suivants font l’objet de sous-traitance :

• Logiciel et applications
• Infrastructure
• Télécommunications
• Commerce électronique
• Sécurité et solutions Internet
• Hébergement Web; conception, élaboration et entretien de site Web
• Logistique, approvisionnement et gestion de la chaîne d’approvisionnement
• Recherche et analyse
• Développement de produit
• Services juridiques
• Recherche et documentation en matière de propriété intellectuelle
• Soutien technique
• Fonctions de centre d’assistance aux clients
• Entretien sur les lieux
• Gestion des courriels
• Exploitation du centre de données
• Reprise sur sinistre
• Gestion de la sécurité
• Protection contre les virus
• Sauvegarde et récupération de données
• Soutien sans fil
• Conseil en achats
• Architecture de réseau

Processus commerciaux Ressources humaines

• Services de la paie (notamment feuille de paie, primes, commissions, paiement des impôts, etc.)
• Gestion des avantages sociaux
• Recrutement
• Formation
• Gestion des dépenses
• Gestion des déplacements et des dossiers d’employés (formulaires destinés au personnel, politiques, procédures, gestion du rendement, etc.)

Finance

• Gestion des dettes d’exploitation et des créances
• Rapprochement bancaire
• Gestion des immobilisations corporelles
• Gestion de la trésorerie
• Production de rapports financiers
• Gestion du risque

Service à la clientèle

• Soutien de commercialisation
• Assistance technique
• Conseil ou information sur les versements
• Traitement de l’entrée de commandes, des plaintes, des prêts, des applications, des cartes de crédit et du rapprochement

Comment utiliser la sous-traitance dans votre entreprise

Vous pouvez éviter plusieurs problèmes liés à l’embauche et à la formation du personnel interne, et développer une entreprise beaucoup plus agile, flexible et rentable, tant et aussi longtemps que vous adoptez la bonne approche.

En fait, recourir aux services d’un CFO expérimenté à temps partiel du Centre CFO est un exemple de la façon dont la sous-traitance peut créer de la valeur, augmenter l’efficacité et optimiser les occasions.

Vous voulez que vos sous-traitants vous offrent tous les avantages d’une équipe interne fiable et compétente, mais sans les désavantages. Il n’y a jamais de garantie de réussite, mais la bonne approche peut vous épargner de gros maux de tête et vous faire économiser beaucoup d’argent.

La clé de la réussite de la sous-traitance repose sur la préparation. En comprenant vos exigences et en consacrant suffisamment de temps au processus de sélection afin de vous assurer de trouver des sous-traitants qui partageront vos valeurs et ajouteront vraiment de la valeur à votre entreprise (plutôt que de représenter un risque coûteux), vous parviendrez habituellement à bâtir une équipe de sous-traitants très efficace.

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¹ « Whitbread renews outsourcing contract with 14% cost cut », Flinders, Karl, Computer Weekly. www.computerweekly.com, 13 février 2013.

² « Whitbread signs five-year HR and payroll outsourcing deal with Ceridian ». Berry, Mike. Personnel Today. http://www.personneltoday. com, 11 décembre 2008.

³ « The Entrepreneur Mind: 100 Essential Beliefs, Characteristics and Habits of Elite Entrepreneurs ». Johnson, Kevin D., Johnson Media Inc. Mars 2013.Services technologiques