Van ruwe data naar waardevol inzicht met automatisering en rapportering

Kmo’s verzamelen massa’s data, maar die gegevens blijven vaak onbenut. Verstopt in Excel-bestanden of verspreid over systemen die niet met elkaar praten. Ook zelfgemaakte rapporten met lukrake operationele of financiële gegevens schieten tekort. Hoe zet je als kmo de stap naar professionele rapportage die bijdraagt aan betere besluitvorming? Parttime CFO Sven Van Hout weet raad.

Data versus informatie

“Ik wil eerst benadrukken dat er een onderscheid is tussen data of gegevens en informatie”, aldus Sven. “Het eerste heeft weinig waarde zonder context. Informatie daarentegen, is gekwalificeerd en gestructureerd. Je hebt natuurlijk wel data nodig om tot informatie te komen.”

Helder. Maar hoe belangrijk zijn data en informatie voor een bedrijf? “Om je onderneming succesvol te leiden, moet je op elk moment weten hoe je ervoor staat. Willekeurig wat cijfers vergaren loont niet. Je moet ze omzetten in concrete informatie waar de bedrijfsleider of het management wat aan heeft.”

Maatwerk als standaard

Bij nieuwe klanten gaat Sven altijd eerst na wat er beschikbaar is en in welk formaat. Om dan te bepalen welke gegevens ontbreken en waar die opgehaald kunnen worden. “Dat is niet per se heel complex, zeker als we het hebben over kmo’s met een vrij bescheiden omvang. Zelfs met Excel kun je rapporten maken die je meer vertellen dan de cijfers die je boekhouder deelt. Al was het maar omdat ze op een inzichtelijkere manier zijn opgesteld.”

Sven maakt doorgaans rapporten ‘à la tête du client’, al zijn sommige relevant voor elke kmo. Denk aan resultatenrekeningen in managementformaat. “Met geavanceerde business intelligence-tools krijg je veel meer gedaan, maar dat is niet altijd een must. De kracht zit in verbanden leggen, onder andere tussen operationele KPI’s en financiële resultaten. Concreet voorbeeld: bedrijven meten en bewaren gegevens over uitval in productie, ziekteverzuim, wachttijden, noem maar op. Maar de financiële impact van zulke voorvallen? Die kennen ze dikwijls niet. Door de juiste verbanden te leggen, wordt duidelijk welke aanpassingen je rendement positief beïnvloeden en waar je prioriteiten liggen. Voor de ene onderneming kan dat een wekelijks overzicht van cashflow zijn, voor de andere een maandelijkse analyse van productie-efficiëntie.”

Van spreadsheets naar automatisering

Hoewel Excel een uitstekend startpunt is, komt er een moment waarop verdere automatisering misschien noodzakelijk is. Bijvoorbeeld als handmatig gegevens verzamelen en verwerken te veel tijd kost, de kans op menselijke fouten groot is, er behoefte is aan realtime-inzichten, verschillende databronnen gecombineerd moeten worden …

“Als CFO ben ik prima vertrouwd met rapporten maken, maar ik ben geen BI-specialist. Heeft mijn klant nood aan een gespecialiseerde tool? Dan ondersteun ik hem bij de keuze van zo’n oplossing of verwijs ik hem door naar partijen met wie het CFO Centre al heeft samengewerkt op dat vlak. Dat is een van de voordelen van onze organisatie: een ruim netwerk om uit te putten.”

Vooruitkijken en delen

We zeiden al dat informatie belangrijk is om te weten hoe je ervoor staat. Kunnen rapporten ook een blik op de toekomst bieden? “Absoluut. Het voorspellende element is cruciaal. Door vooruit te plannen, kun je anticiperen op uitdagingen en kansen. Dat vraagt om rapportages die verder gaan dan de standaard financiële overzichten. Ze bevatten ook forecasting- en scenarioanalyses om maar iets te noemen.”

Eens je waardevolle rapporten hebt, is het essentieel om die informatie te delen met iedereen die daar baat bij heeft. En dat beperkt zich niet tot het management. “Door rapporten – of de relevante informatie en inzichten ervan – te delen met medewerkers, zorg je voor een grotere betrokkenheid. Van marketing en sales tot operationele profielen, iedereen heeft graag een beeld van doelstellingen, prestaties en resultaten.”

Troeven in een notendop

Slotsom: slimme rapportage en automatisering leveren talloze voordelen op, zoals:

• Versnipperde gegevens integreren;
• Data tastbaar en verstaanbaar maken;
• Onderbouwde, strategische beslissingen nemen;
• Proactief aansturen in plaats van achter de feiten aanhollen;
• Doelstellingen monitoren en bijsturen;
• Medewerkers betrokken en gemotiveerd houden.

De stap naar professionele rapportage hoeft niet complex te zijn. Begin klein, focus op wat ertoe doet, en bouw van daaruit verder. Uiteindelijk draait het niet om de rapporten zelf, maar om de betere beslissingen die ze mogelijk maken. In een wereld waarin data alsmaar belangrijker wordt, kan geen enkele kmo het zich veroorloven om op buikgevoel of automatische piloot te blijven varen…

Geen idee waar te beginnen? Onze CFO’s wijzen je graag de weg naar een datagedreven bedrijfscultuur.