Budgetten en forecasts: wat, waarom en hoe?

Als kmo ben je niets met nattevingerwerk. Je hebt inzicht in cijfers nodig om lessen te trekken uit het verleden en haalbare plannen te maken voor de toekomst. In dit artikel zoomen we in op budgetteren, een must voor kmo’s om streefcijfers te bepalen en je onderneming de juiste richting uit te sturen. Parttime CFO Jan Mathijssen verduidelijkt.

Gisteren, vandaag en morgen in kaart brengen

“Budget heeft te maken met de manier waarop je naar cijfers kijkt”, trapt Jan af. “Ik gebruik zelf meestal de termen ‘actuals’, ‘budget’ en forecast’.  Actuals zijn de historische cijfers waaraan je niets meer kunt veranderen. Budget heeft betrekking op de doelstellingen en is gebaseerd op de actuals. Het geeft aan waar je over een bepaalde tijd wil ‘landen’. Forecast is een combinatie van actuals en budget: waar je effectief gaat uitkomen.”

Voor Jan is de forecast ontzettend belangrijk. Actuals liggen immers in het verleden, budget is een ‘droom’ op basis van veronderstellingen, forecast is een realiteit. Terwijl actuals grotendeels worden gestuurd door de financiële medewerkers in een onderneming, vraagt het budget om interactie tussen business en finance. “Business geeft aan waar het bedrijf naartoe wil, finance bekijkt of dat wel realistisch is. Om tot een goed budget te komen, moeten beide partijen nauw samenwerken. Dat leidt weleens tot frustratie. Bijvoorbeeld wanneer marketing een geweldige campagne bedenkt met een serieus prijskaartje, terwijl finance dat budget dan inperkt of afkeurt. Iedereen heeft zijn eigen agenda, maar die moet uiteindelijk wel overeenstemmen met de agenda van het bedrijf.”

De juiste koers uitzetten

Wat is nu het beste moment om gesprekken over budget en forecast aan te gaan? “Mijn ervaring leert dat september ideaal is voor het management om doelstellingen vast te leggen en antwoorden te formuleren op de vraag: ‘hoe gaan we die halen?’. Het is belangrijk om alles goed te onderbouwen, zonder te vervallen in pietluttigheden. Je moet kijken naar de grote getallen, niet naar verwaarloosbare cijfers zoals het aantal koffiepads of de hoeveelheid printerpapier. Met andere woorden: de cijfers die ertoe doen én de moeite die nodig is om die cijfers te berekenen.”

Terwijl management die oefening het best doet in september, zijn oktober en november de ideale maanden voor business en finance. Op dat moment kun je goede een inschatting maken van het jaar dat grotendeels voorbij is.

Budgetteren is niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aangeraden. Jan vergelijkt het met een tripje naar zee. “Je staat op, ’t is mooi weer, je plant een dagje naar de kust. De route verschilt naargelang de bestemming die je kiest. Gewoon instappen en zien waar je uitkomt, is zakelijk niet verantwoord.”

Onderweg bijsturen

Nog belangrijker dan de ‘gewone’ forecast is de ‘rolling forecast’. “Rolling forecast is een voortschrijdende prognose die je op regelmatige basis opstelt. Je kijkt niet alleen terug, maar ook een bepaalde periode vooruit. Dat doe je telkens op basis van actuele gegevens en voortschrijdend inzicht. Zo kun je je beleid aanpassen aan gewijzigde omstandigheden. Een beetje zoals de snelheidsmeter van een auto die aangeeft hoeveel kilometers je nog kunt rijden aan een bepaalde snelheid en wanneer je moet bijtanken.”

Een rolling forecast is essentieel voor het management om beslissingen te nemen, maar ook voor de raad van bestuur en banken. In een kleiner bedrijf met minder spelers, beslissingnemers en externe partijen, hou je dit best pragmatisch en top-down: vanuit het management, waarna bottom-up de reactie volgt. Dan is het een kwestie van geven en nemen om tot een akkoord te komen.

Bij besprekingen over budgetten en forecast spelen zowel technische als menselijke factoren een rol. Een externe CFO is de geknipte partner om het geheel objectief te overzien en mee in goede banen te leiden.

Budget

• geeft richting aan de onderneming;
• wordt gebruikt om financiële doelen te stellen en controle op de financiën uit te oefenen;
• weerspiegelt ambities en beantwoordt de vraag ‘waar willen we naartoe?’.

Forecast

• is een prognose op basis van actuele info en voortschrijdend inzicht;
• heeft als doel het beleid waar nodig aan te passen;
• heeft betrekking op de lopende periode;
• beantwoordt de vraag ‘waar gaan we effectief heen?’.

Rolling forecast

• kijkt verder naar de toekomst dan de gewone forecast;
• wordt aangewend als beleidsinstrument;
• beantwoordt de vragen ‘hoe gaan we het komende jaar presteren?’ en ‘hebben we voldoende middelen om deze periode goed door te komen?’.

Iemand met kennis van zaken nodig om budgettering of andere financiële kwesties professioneel aan te pakken? Schakel een parttime CFO in.